تامین و تدارکات در قراردادهای EPC ( فاز خرید و ساخت )

آشنایی با 1 و 1 یا 1 و 1 (Procurement)

یکی از اصلی ترین 1های در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز P یا همان فاز خرید پروژه است که در استاندارد PMBOK نیز به عنوان یک حوزه مجزا مورد بررسی قرار گرفته است. در مراحل پایانی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه بزرگ (فاز E)، فرآیند تامین، شامل ساخت یا خرید اقلام، تجهیزات و کالاهایی که در این فاز توسط مهندسین پروژه طراحی شده اند، طی یک فاز جدید موسوم به P یا همان خرید و تدارکات (Procurement) آغاز می گردد.

در فاز تدارکات، خرید و بازرگانی پروژه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و عوامل تیم خرید و تدارکات رصد کردن دقیق وضعیت ساخت و خرید و تلاش جهت تامین به موقع آنها به محل اجرای پروژه جهت انجام مناسب و به موقع فاز ساخت و اجرا (Construction) یا همان C است.

زمانی که در فاز مهندسی مدارک و مستندات خرید شامل مدارک MR و MTO توسط تیم مهندسی تهیه می شوند، کار تیم تدارکات نیز در آن پروژه آغاز می گردد. مدارک تهیه شده توسط تیم مهندسی با سایر مدارک فنی و مهندسی مرتبط نظیر نقشه ها، محاسبات و برگه های فنی پیوست درخواست خرید از طریق نرم افزار کنترل مدارک مهندسی به سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات ارسال می گردند. در این فاز تیم تدارکات پروژه با ورود به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات با مطالعه مستندات دریافتی و با آگاهی از فیلد فنی آن درخواست، اقدام به ایجاد یک پکیج خرید و سپس تهیه مستندات و مدارک مربوط به خرید آن مدرک می نمایند. مستنداتی نظیر اسناد مناقصه، دعوتنامه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، رویه های بازرسی و سایر مدارکی که برای انجام پروسه خرید با شروع از فاز شناسایی شرکت های فروشنده و سازنده آغاز و تا زمان شناسایی شرکت مورد نظر جهت خرید اقلام مورد نیاز می باشد، از جمله مدارکی هستند که در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ثبت و بارگذاری می شوند.

• خرید ، ساخت ، تامین و تدارکات تجهیزات، کالاها و مواد مورد نیاز جهت اجرای پروژه از خارج از سازمان اجرایی پروژه
• نظارت بر فروشندگان ، سازندگان و تامین کنندگان (Vendor or Supplier)
• تحویل گیری تجهیزات، کالاها و مواد از فروشندگان ، سازندگان و تامین کنندگان

در فاز خرید و ساخت یا تامین و تدارکات (Procurement) معمولا پیشرفت پروژه بر اساس مراحل خرید و هزینه (در برخی موارد زمان یا ترکیبی از هزینه و زمان) لازم جهت تکمیل خرید برنامه ریزی و کنترل می شود. از جمله فعالیت های فاز خرید و ساخت یا تامین و تدارکات (Procurement) می توان به ساخت مخازن و خرید اتصالات اشاره نمود

فرآیند ساخت یا تامین تجهیزات پروژه

1-برنامه خريد (Procurement Plan)

2- منابع تأمين (Sources of Supply)

3- استعلام كالاي پروژه (Material Requisition (MR

4-استعلام گرفتن از وندورها (Inquiry)

5- جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات (Bid Closing)

6-ارزیابی فنی پیشنهادات (TBE)

7-ارزیابی مالی پیشنهادات (CBE)

8-عقد قرارداد

9-دستور خرید (PO)

10- تامین یا ساخت (Supply or Manufacture)

11- بازرسی نهایی (Final Inspection)

12-تحویل در سایت (Delivery at Site)